Coordinator, Development / Coordinateur.trice, Développement

Title: Coordinator, Development

Department: Development

Terms: Full-time permanent (34 hours/ 4-day week)

Location: Based at our Vancouver office. Hybrid working options available.

Reports to: Development Manager, Community Giving( (Dotted line to Associate Director, Leadership Giving

Salary: $52,500

Desired start: June/July

THE ROLE

The Coordinator, Development plays an integral role in the success of our fundraising and stewardship efforts, providing exceptional donor service and supporting leadership fundraising activities. They work collaboratively across the Development team with a focus on donor stewardship, data accuracy and event coordination. They also provide backup support for gift processing and related activities to ensure separation of duties requirements are met when other coordinators are away.

KEY RESPONSIBILITIES

Donor Relations (50%)

• Respond to donor inquires regarding donations, tribute gifts, tax receipts, address changes and other requests by phone, email and mail.
• Enter and update donor and gift information in donor databases.
• Follow up with donors regarding declined or missed monthly contributions to facilitate successful gift recovery.
• Work with donor calling vendors to address donor inquires and ensure timely follow up.
• Assist the Community Giving team by testing online donation forms for donor usability, providing recommendations for improvement.
• Lead the annual, organization-wide, thank you calling to recognize donors.
• Support individual and small businesses with their fundraising initiatives (third party fundraisers).
• Provide backup support for donor relations’ tasks including mail sorting, bank deposit, invoice coding, and other administrative duties.

Leadership Giving (50%)

• Support the leadership giving team in engaging, cultivating, soliciting and stewarding major gift donors.
• Assist with the preparation of donor proposals and reports, including gathering content, confirming donor information, and producing personalized recognition and update letters.
• Maintain donor records and tracking engagement activities in Raiser’s Edge NXT.
• Book internal and external meetings, coordinate agendas and take notes.
• Provide administrative support for major donor fundraising and stewardship events including tracking expenses, liaising with vendors, coordinating guest communications, booking catering and travel, and supporting on site logistics including event setup and tear-down.

Titre : Coordinateur.trice, Développement

Service : Développement

Conditions : Poste permanent à temps plein (34 heures, 4 jours par semaine)

Lieu : Bureau à Vancouver, possibilité de travail hybride

Supervision immédiate : Responsable au développement, Dons de la communauté (supervision secondaire : codirecteur.trice, Dons majeurs)

Salaire : 52 500 $

Date d’entrée en fonction souhaitée : juin ou juillet

LE POSTE

Le ou la coordinateur.trice, Développement joue un rôle essentiel dans la réussite de nos efforts de financement et de reconnaissance des donateur.trice.s en leur offrant des services exceptionnels et en soutenant les activités de collecte de dons majeurs. Iel veille à la reconnaissance des donateur.trice.s, à l’exactitude des données et à la coordination d’événements en collaboration avec l’équipe Développement, en plus de participer, au besoin, au traitement des dons et aux activités connexes de sorte à assurer la répartition des tâches en cas d’absence.

LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Relations avec les donateur.trice.s (50 %)

• Répondre aux requêtes liées aux dons, aux cadeaux commémoratifs, aux reçus fiscaux, aux changements d’adresse et aux autres demandes par téléphone, par courriel et par la poste.
• Inscrire et mettre à jour les informations sur les donateur.trice.s et les dons dans les bases de données correspondantes.
• Faire des suivis auprès des donateur.trice.s pour tenter le plus possible de recueillir les dons mensuels qui ont été refusés ou manqués.
• Travailler avec les fournisseurs responsables des appels aux donateur.trice.s pour répondre à leurs questions et assurer un suivi dans les meilleurs délais.
• Appuyer l’équipe Dons de la communauté en analysant la convivialité des formulaires de dons en ligne et proposer des améliorations.
• Coordonner les appels annuels de remerciement à l’échelle de l’organisation pour souligner la contribution des donateur.trice.s.
• Soutenir les projets de collecte de fonds auprès des particuliers et des petites entreprises (collectes de fonds par des tiers).
• Participer, au besoin, aux tâches liées aux relations avec les donateur.trice.s, comme trier le courrier, effectuer les dépôts bancaires, classer les factures et accomplir d’autres tâches administratives.

Dons majeurs (50 %)

• Soutenir l’équipe Dons majeurs en mobilisant les grand.e.s donateur.trice.s, en sollicitant leurs dons et en les remerciant pour leur contribution.
• Aider à la préparation de propositions et de rapports destinés aux donateur.trice.s, notamment en recueillant les données, en confirmant les renseignements relatifs aux donateur.trice.s et en rédigeant des lettres de reconnaissance et de mise au point personnalisées.
• Tenir à jour les dossiers des donateur.trice.s et assurer le suivi des activités de mobilisation dans le logiciel Raiser’s Edge NXT.
• Organiser des réunions internes et externes, coordonner les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
• Fournir un soutien administratif pour les événements de financement et de reconnaissance des grand.e.s donateur.trice.s, comme le suivi des dépenses, la liaison avec les fournisseurs, la coordination des communications avec les personnes invitées, la planification du service traiteur et des voyages ainsi que le soutien logistique sur place, y compris le montage et le démontage des événements.