Specjalista ds. Administracji Projektowej odpowiada za zapewnienie sprawnego, uporządkowanego i zgodnego z obowiązującymi procedurami funkcjonowania zaplecza administracyjnego projektów infrastrukturalnych realizowanych w ramach kontraktów finansowanych ze środków publicznych i międzynarodowych (w tym Banku Światowego). Stanowisko wspiera zespoły projektowe w realizacji projektów, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, prowadzenie rejestrów, wsparcie procesów raportowych i finansowo-administracyjnych oraz organizację pracy biura projektowego. Rola zakłada ścisłą współpracę z zespołami projektowymi, Klientem, instytucjami zewnętrznymi oraz działami wewnętrznymi organizacji.Zakres odpowiedzialności<ul><li>Administracja projektowa i zarządzanie dokumentacją – prowadzenie i aktualizacja rejestrów korespondencji oraz dokumentów projektowych i kontraktowych, zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy zespołem projektowym, Klientem oraz instytucjami zewnętrznymi.</li><li>Obieg dokumentów i archiwizacja – archiwizacja dokumentacji projektowej (papierowej i elektronicznej), kompletowanie, drukowanie, scalanie i porządkowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami projektowymi i proceduralnymi.</li><li>Wsparcie administracyjne zespołów projektowych – bieżące wsparcie administracyjne, organizacja spotkań projektowych, przygotowywanie notatek, zestawień oraz materiałów administracyjnych.</li><li>Raportowanie i wsparcie finansowo-administracyjne – prowadzenie rejestrów faktur i dokumentów finansowych, przygotowywanie załączników do raportów okresowych, tworzenie zestawień wydatków oraz wsparcie procesów rozliczeniowych projektów.</li><li>Organizacja pracy biura, zakupy i flota – zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura projektowego, realizacja zamówień biurowych i projektowych, aktualizacja inwentaryzacji sprzętu oraz obsługa floty samochodowej (rejestry przebiegu, serwisy, przeglądy techniczne).</li><li>Wsparcie komunikacji i działań informacyjnych – wsparcie organizacyjne konsultacji społecznych i spotkań informacyjnych, dystrybucja materiałów informacyjnych, wizyty terenowe związane z obsługą projektów.</li><li>Standardy, procedury i zgodność – realizacja zadań zgodnie z wewnętrznymi procedurami, standardami organizacyjnymi oraz wymaganiami formalnymi i kontraktowymi.</li></ul>

AECOM is the world&rsquo;s trusted infrastructure consulting firm, delivering professional services throughout the project lifecycle &ndash; from advisory, planning, design and engineering to program and construction management. On projects spanning transportation, buildings, water, new energy and the environment, our public- and private-sector clients trust us to solve their most complex challenges. Our teams are driven by a common purpose to deliver a better world through our unrivaled technical and digital expertise, a culture of equity, diversity and inclusion, and a commitment to environmental, social and governance priorities. AECOM is a Fortune 500 firm and its Professional Services business had revenue of $14.4 billion in fiscal year 2023. See how we are delivering sustainable legacies for generations to come at aecom.com and @AECOM.

Specjalista (-tka) ds. Administracji Projektowej

Specjalista ds. Administracji Projektowej odpowiada za zapewnienie sprawnego, uporządkowanego i zgodnego z obowiązującymi procedurami funkcjonowania zaplecza administracyjnego projektów infrastrukturalnych realizowanych w ramach kontraktów finansowanych ze środków publicznych i międzynarodowych (w tym Banku Światowego). Stanowisko wspiera zespoły projektowe w realizacji projektów, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, prowadzenie rejestrów, wsparcie procesów raportowych i finansowo-administracyjnych oraz organizację pracy biura projektowego. Rola zakłada ścisłą współpracę z zespołami projektowymi, Klientem, instytucjami zewnętrznymi oraz działami wewnętrznymi organizacji.Zakres odpowiedzialności<ul><li>Administracja projektowa i zarządzanie dokumentacją – prowadzenie i aktualizacja rejestrów korespondencji oraz dokumentów projektowych i kontraktowych, zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy zespołem projektowym, Klientem oraz instytucjami zewnętrznymi.</li><li>Obieg dokumentów i archiwizacja – archiwizacja dokumentacji projektowej (papierowej i elektronicznej), kompletowanie, drukowanie, scalanie i porządkowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami projektowymi i proceduralnymi.</li><li>Wsparcie administracyjne zespołów projektowych – bieżące wsparcie administracyjne, organizacja spotkań projektowych, przygotowywanie notatek, zestawień oraz materiałów administracyjnych.</li><li>Raportowanie i wsparcie finansowo-administracyjne – prowadzenie rejestrów faktur i dokumentów finansowych, przygotowywanie załączników do raportów okresowych, tworzenie zestawień wydatków oraz wsparcie procesów rozliczeniowych projektów.</li><li>Organizacja pracy biura, zakupy i flota – zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura projektowego, realizacja zamówień biurowych i projektowych, aktualizacja inwentaryzacji sprzętu oraz obsługa floty samochodowej (rejestry przebiegu, serwisy, przeglądy techniczne).</li><li>Wsparcie komunikacji i działań informacyjnych – wsparcie organizacyjne konsultacji społecznych i spotkań informacyjnych, dystrybucja materiałów informacyjnych, wizyty terenowe związane z obsługą projektów.</li><li>Standardy, procedury i zgodność – realizacja zadań zgodnie z wewnętrznymi procedurami, standardami organizacyjnymi oraz wymaganiami formalnymi i kontraktowymi.</li></ul>

Specjalista (-tka) ds. Administracji Projektowej

About the Job

About the Company

AECOM

Similar Jobs

Key Account Manager (Branża Laboratoryjna - Food) (K/M)

Key Account Manager (Branża Laboratoryjna - Food) (K/M)

Specjalista/ka ds. Ofertowania – Laboratoria Środowiskowe

Specjalista/ka ds. Ofertowania – Laboratoria Środowiskowe

Specjalista_ka ds. Obsługi Zamówień

Specjalista_ka ds. Obsługi Zamówień

Kierownik Biura Zarządzania Projektami Budowlanymi [f/m/d]

Kierownik Biura Zarządzania Projektami Budowlanymi [f/m/d]

Pracownik/Pracownica ds. Serwisu i Czyszczenia Recyklomatów

Pracownik/Pracownica ds. Serwisu i Czyszczenia Recyklomatów

Kierownik Zespołu Konstrukcyjnego

Kierownik Zespołu Konstrukcyjnego

Projektant (-tka) Konstrukcji

Projektant (-tka) Konstrukcji

Projektant(-tka) Konstrukcji

Projektant(-tka) Konstrukcji

Specjalista ds. Wsparcia Sprzedaży Agencyjnej

Specjalista ds. Wsparcia Sprzedaży Agencyjnej

Specjalista_ka ds. Obsługi i Analiz Projektów (Project Controler)

Specjalista_ka ds. Obsługi i Analiz Projektów (Project Controler)