Location:Guntramsdorf, Lower Austria, AustriaJob ID: R0126062Date Posted:2026-05-11Company Name:HITACHI ENERGY AUSTRIA AGProfession (Job Category):Project/Program ManagementJob Schedule: Full timeRemote:NoJob Description:Die MöglichkeitIn dieser zentralen Rolle unterstützen Sie unser Project-Management-Team am Standort Wien durch eine effiziente und verlässliche Dokumentenverwaltung. Sie sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus der Projektdokumentation – von der Erstellung über die Verteilung bis hin zur strukturierten und systematischen Ablage aller erforderlichen Dokumente. Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektmanagement, Engineering und Field Service stellen Sie eine reibungslose Kommunikation sowie die Einhaltung aller relevanten Vorgaben sicher.Wir suchen eine Person mit hoher Affinität zu IT‑Tools und strukturierten Prozessen, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und einem guten Verständnis für Kundenanforderungen. Wenn Sie diese Stärken mit einer detailorientierten und organisierten Arbeitsweise, Kreativität, Teamgeist und einer offenen Denkweise verbinden, bietet diese Position eine hervorragende Entwicklungschance.Das können Sie bewirken<ul><li>Registrierung, Übermittlung, Aktualisierung und Archivierung technischer Projektdokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Protokolle, etc.).</li><li>Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des Document Management Systems (DMS).</li><li>Erstellung der Project Document List in Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen – inklusive der Liste der mit dem Kunden auszutauschenden Dokumente.</li><li>Koordination mit internen Fachbereichen und Kunden, um eine termingerechte Dokumentenlieferung und vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.</li><li>Enge Zusammenarbeit mit Project Management, Engineering und Terminplanung zur Überwachung des Dokumentenstatus, Aktualisierung von Terminplan-Daten sowie Steuerung interner und externer Dokumenten-Workflows.</li><li>Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte.</li><li>Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und Dokumentationsprozessen.</li><li>Prüfung technischer Spezifikationen zur Identifikation projektbezogener Dokumentationsanforderungen.</li><li>Schulung und Unterstützung von Anwendern im Umgang mit dem Dokumentenmanagement-Tool.</li></ul>Ihr Hintergrund<ul><li>Abschluss im Bereich Information &amp; Dokumentation / Bibliothekswissenschaften (oder vergleichbar); alternativ technischer Abschluss mit nachweislicher Erfahrung im Dokumentenmanagement in Engineering-Unternehmen.</li><li>Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Document Control in Engineering- oder Industrieunternehmen.</li><li>Anwenderkenntnisse gängiger Dokumentenmanagement-Tools (z. B. InEight, SharePoint).</li><li>Kenntnisse in ACC- und BIM-Umgebungen sind von Vorteil.</li><li>Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).</li><li>Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.</li><li>Deutschkenntnisse sind von Vorteil.</li><li>Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.</li></ul>Mehr über uns <ul><li>Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld</li><li>Langfristige Perspektive zu einer internen Weiterentwicklung gegeben </li><li>Kostenlose Ladestation für Elektroautos und kostenlose Parkplätze für Mitarbeiter*innen</li><li>Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine (Tgl. Essenszuschuss i. H. v. 8€) </li><li>Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel und Bike-Leasing </li><li>Verschiedene Mitarbeiter*innen-Veranstaltungen und Betriebsausflüge </li><li>Diverse Sozialleistungen (Geburtengabe, Heiratsgabe, etc.)</li></ul>Das Mindestgrundgehalt gemäß des Kollektivvertrages (Mitarbeitende in der Elektroindustrie) startet bei EUR 3.775,25 brutto pro Monat. Wobei für uns eine marktkonforme Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich ist.<h2>Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a <a href="https://www.hitachienergy.com/contact-us/general-inquiry?type=I+have+a+General+question">general inquiry form</a> on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process.</h2><h2>This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response. </h2>

Hitachi Energy is a global technology leader that is advancing a sustainable energy future for all. We serve customers in the utility, industry and infrastructure sectors with innovative solutions and services across the value chain. Together with customers and partners, we pioneer technologies and enable the digital transformation required to accelerate the energy transition towards a carbon-neutral future. We are advancing the world&rsquo;s energy system to become more sustainable, flexible and secure whilst balancing social, environmental and economic value. Hitachi Energy has a proven track record and unparalleled installed base in more than 140 countries.

Documentation Specialist (f/m/d)

Location:Guntramsdorf, Lower Austria, AustriaJob ID: R0126062Date Posted:2026-05-11Company Name:HITACHI ENERGY AUSTRIA AGProfession (Job Category):Project/Program ManagementJob Schedule: Full timeRemote:NoJob Description:Die MöglichkeitIn dieser zentralen Rolle unterstützen Sie unser Project-Management-Team am Standort Wien durch eine effiziente und verlässliche Dokumentenverwaltung. Sie sind verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus der Projektdokumentation – von der Erstellung über die Verteilung bis hin zur strukturierten und systematischen Ablage aller erforderlichen Dokumente. Als zentrale Schnittstelle zwischen Projektmanagement, Engineering und Field Service stellen Sie eine reibungslose Kommunikation sowie die Einhaltung aller relevanten Vorgaben sicher.Wir suchen eine Person mit hoher Affinität zu IT‑Tools und strukturierten Prozessen, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und einem guten Verständnis für Kundenanforderungen. Wenn Sie diese Stärken mit einer detailorientierten und organisierten Arbeitsweise, Kreativität, Teamgeist und einer offenen Denkweise verbinden, bietet diese Position eine hervorragende Entwicklungschance.Das können Sie bewirken<ul><li>Registrierung, Übermittlung, Aktualisierung und Archivierung technischer Projektdokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Protokolle, etc.).</li><li>Pflege und kontinuierliche Aktualisierung des Document Management Systems (DMS).</li><li>Erstellung der Project Document List in Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen – inklusive der Liste der mit dem Kunden auszutauschenden Dokumente.</li><li>Koordination mit internen Fachbereichen und Kunden, um eine termingerechte Dokumentenlieferung und vollständige Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.</li><li>Enge Zusammenarbeit mit Project Management, Engineering und Terminplanung zur Überwachung des Dokumentenstatus, Aktualisierung von Terminplan-Daten sowie Steuerung interner und externer Dokumenten-Workflows.</li><li>Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte.</li><li>Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensstandards und Dokumentationsprozessen.</li><li>Prüfung technischer Spezifikationen zur Identifikation projektbezogener Dokumentationsanforderungen.</li><li>Schulung und Unterstützung von Anwendern im Umgang mit dem Dokumentenmanagement-Tool.</li></ul>Ihr Hintergrund<ul><li>Abschluss im Bereich Information &amp; Dokumentation / Bibliothekswissenschaften (oder vergleichbar); alternativ technischer Abschluss mit nachweislicher Erfahrung im Dokumentenmanagement in Engineering-Unternehmen.</li><li>Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Document Control in Engineering- oder Industrieunternehmen.</li><li>Anwenderkenntnisse gängiger Dokumentenmanagement-Tools (z. B. InEight, SharePoint).</li><li>Kenntnisse in ACC- und BIM-Umgebungen sind von Vorteil.</li><li>Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).</li><li>Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.</li><li>Deutschkenntnisse sind von Vorteil.</li><li>Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.</li></ul>Mehr über uns <ul><li>Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld</li><li>Langfristige Perspektive zu einer internen Weiterentwicklung gegeben </li><li>Kostenlose Ladestation für Elektroautos und kostenlose Parkplätze für Mitarbeiter*innen</li><li>Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine (Tgl. Essenszuschuss i. H. v. 8€) </li><li>Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel und Bike-Leasing </li><li>Verschiedene Mitarbeiter*innen-Veranstaltungen und Betriebsausflüge </li><li>Diverse Sozialleistungen (Geburtengabe, Heiratsgabe, etc.)</li></ul>Das Mindestgrundgehalt gemäß des Kollektivvertrages (Mitarbeitende in der Elektroindustrie) startet bei EUR 3.775,25 brutto pro Monat. Wobei für uns eine marktkonforme Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich ist.<h2>Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a <a href="https://www.hitachienergy.com/contact-us/general-inquiry?type=I+have+a+General+question">general inquiry form</a> on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process.</h2><h2>This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response. </h2>

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