Documentalista proyecto

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Acciona en su línea de negocio de Agua, precisa incorporar una persona en su equipo de Documentalistas.

Misión:
Optimizar la gestión documental en los proyectos de ingeniería, asegurando
la correcta aplicación de procedimientos, el cumplimiento de los flujos de aprobación
y la eficiencia en la coordinación interna entre departamentos. Reporte de estados.
Uso de los sistemas de SGD asignados a los proyectos.

 Durante la fase de arranque del proyecto preparación de los listados de
documentos (ingeniería+ otros).
 Actualización de los documentos de control acorde a la dinámica diaria del
proyecto.
 Mantener actualizados los archivos de control de proyecto (lista de
entregables, Lista de comunicaciones, listas de proveedores, documentos de
compra y seguimiento de proveedores, …) , acorde a la dinámica diaria del
proyecto (entrega, comentarios, revisiones, estado, etc.)
 Procedimiento de codificación de documentos, plantillas de documentos.
 Formación de los usuarios en el sistema de gestión documental seleccionado
para el proyecto
 Control de comunicaciones con el Cliente/Ingeniería del cliente.
 Coordinación con el departamento de Gestión de Conocimiento en la
implantación de nuevas aplicaciones en Documentum (flujos de trabajo,
informes propios, etc.)
 Asistir a los técnicos de “expediting” en la codificación de los documentos de
“vendor” (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del
cliente/ ingeniería.
 En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales
asegurando que los documentos se entreguen correctamente.
 Formación de los documentalistas locales
 Gestión de altas y bajas en el sistema de gestión documental y gestión de
permisos para los usuarios.

Preparación y gestión de los envíos de documentación (Transmittal)
incluyendo la preparación de la Hoja de Envío correspondiente y verificación
de la codificación correcta de los documentos.
 Reportar el avance de ingeniería al responsable de Ingeniería y al Planificador.
 Verificar la correcta carga de información en SDG de acuerdo con los requisitos
de Proyecto.
 Realizar la distribución electrónica de la documentación a través de SDG de
acuerdo a matriz.
 Realizar informes periódicos del estado de la documentación. Este tipo de
informes se generan en SDG de forma estandarizada para todos los proyectos.
 Cargar en el SDG la Información de Referencia relativa al Proyecto
(Especificaciones, estándares...).
 Gestionar la correspondencia relativa a control de documentación.
 Dar soporte al Responsable del proyecto en la preparación de los informes de
avance de obra.
 Asistir a los técnicos de “expediting” en la codificación de los documentos de
“vendor” (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del
cliente/ ingeniería.
 En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales
asegurando que los documentos se entreguen correctamente.
 Cargar en el sistema de gestión documental interno (Documentum) con la
información de ingeniería de proyectos finalizados.

- Grado Superior Administrativo o formaciones relativas a archivo y gestión
documental.
- Grado en Información y Documentación.
- Ciclo Formativo de Grado Superior en Documentación.

- Años de experiencia requerida: 3-5 años en puesto similar.
- Áreas de experiencia requerida: gestión de documentación, preferiblemente en
proyectos de ingeniería y/o construcción.
- Disponibilidad para viajar: Posibilidad de viajes de corta duración.

Somos una compañía que valora la diversidad como fuente de talento y por ello trabajamos para impulsar un entorno inclusivo en el que se promueve el respeto, la pertenencia y el compromiso de forma que todas las personas puedan participar en igualdad de oportunidades. Invitamos a todas las personas a inscribirse con independencia del origen, circunstancias, bagaje o condición. ACCIONA ha recibido la certificación Top Employer 2021, 2022, 2023 y 2024, que reconoce a la Compañía como una de las mejores empresas para trabajar en España.