Assistant Controller / Contrôleur·euse adjoint·e

Position Title: Assistant Controller 

Department: Finance  

Terms: Permanent, full-time (34 hours/week) 

Managing Relationships:  

• Reports to Controller. 
• Supervises 1 employee: Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant   

Remote Work: 2 days per week in the office with the occasional flexibility as needed 

Location: Vancouver Office, with hybrid schedule 

Salary: $75,000-$90,000  

About the role:   

This is a pivotal and hands-on role that provides essential support in managing the Foundation’s accounting functions to optimize financial support for the organization. The Assistant Controller supports the budgeting and financial planning processes in collaboration with the Controller and Director, Finance. The Assistant Controller ensures compliance with all regulatory requirements, establish and maintain effective design and operation of internal controls. Additionally, the Assistant Controller will supervise the Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant in their day-to-day tasks, ensuring adherence to finance protocols, particularly for accounts payable processes. The Assistant Controller works collaboratively with all departments to improve financial literacy and provide financial leadership. 

Responsibilities 

Financial Reporting, Budgeting, Forecasting, and Analysis 

• Assist in preparing and reviewing financial statements, ensuring compliance with accounting standards and regulatory requirements. 
• Contribute to the creation and monitoring of budgets, forecasts, financial plans, and cash flows. 
• Support tracking and budgeting of deferred revenue. 
• Analyze financial data to provide insights and recommendations for improving financial performance. 

Operations and Payroll Processing 

• Review employee payroll for processing, ensuring accuracy and meeting all deadlines for tax filings and benefits contributions. 
• Collaborate with People, Culture, & Equity for payroll and benefit administration. 
• Oversee monthly bank reconciliations, deposits/withdrawals, expense reimbursements, cheque payments, online bill payments, wire transfers, and credit card payments. 
• Review all Accounts Payable transactions, including company credit cards  
• Liaise with external auditors, banks, investment advisors, and vendors as required. 

Internal Controls & Compliance 

• Implement and maintain internal controls to safeguard organization assets and ensure accurate financial reporting 
• Ensure adherence to laws, accounting standards, and regulations (GAAP, ASNPO, CRA rules). 
• Maintain financial records and regulatory filings, ensuring compliance with approval/authorization procedures. 
• Identify and manage financial risks, ensuring data is secure and backed up, and appropriate insurance coverage is in place. 

Audit and Tax Preparation 

• Support internal and external audit preparation, including gathering documentation and responding to inquiries. 
• Ensure timely completion of annual audits and maintain ongoing communication with external auditors. 
• Assist with annual and quarterly tax preparation, ensuring accuracy and compliance with tax laws at all levels. File tax returns and ensure payments are made by deadlines to avoid penalties. 

Month-End and Year-End Close 

• Assist with the month-end and year-end closing processes, including monthly reconciling revenue, accounts receivable, prepaids, investments, capital assets, and accrual accounts, and ensuring financial transactions are recorded accurately. 

People Management 

•  Provide direct supervision to one employee, the Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant. 
• Ensures that accounting operations are effective and running smoothly. 
• Work is assigned and scheduled based on the team members’ skills, strengths, and capacity/workloads. 
• Feedback and coaching are provided on an ongoing and timely basis. 
• People management duties are fulfilled, including oversight of employees’ performance, time and attendance, and acting as the first point of contact for HR-related matters. 

Other Duties as Required                                                                                  

Titre: Contrôleur·euse adjoint·e 

Service: Finances 

Condition: Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine)  

Superviseur immédiat: Contrôleur·euse 

Supervise 1 employé: Coordinateur·rice financier/comptable    

Travail à distance: 2 jours par semaine au bureau avec une flexibilité occasionnelle selon les besoins.  

 Lieu de travail: Bureau de Vancouver avec un horaire hybride. 

 Salaire: 75 000 $ - 90 000 

À propos du poste 

Ce poste névralgique assorti de tâches concrètes fournit un soutien essentiel à la gestion des activités comptables de la Fondation en vue d’optimiser le financement qu’elle reçoit. La personne titulaire du poste participe aux processus de planification budgétaire et financière, en collaboration avec le·a contrôleur·euse et la direction des Finances. Elle veille au respect de toutes les exigences réglementaires et s’occupe d’établir et de gérer les règles et le fonctionnement des contrôles internes. En outre, le·a contrôleur·euse adjoint·e supervisera le·a coordinateur·rice financier/le·a comptable des comptes fournisseurs dans leurs tâches quotidiennes, en veillant au respect des protocoles financiers, en particulier pour les processus liés aux comptes fournisseurs.  Cette personne collabore avec tous les services afin d’améliorer leur littératie financière et de leur fournir une orientation en matière de finances. 

Responsabilités 

Rapports financiers, budgets, prévisions et analyses financières 

• Collaborer à la préparation et à la révision des états financiers, en veillant au respect des normes comptables et des exigences réglementaires. 
• Participer à l’établissement et au suivi des budgets, des prévisions, des plans financiers et des flux de trésorerie. 
• Superviser le suivi et la gestion budgétaire des produits comptabilisés d’avance. 
• Analyser les données financières pour fournir des perspectives et des recommandations sur l’amélioration de la performance financière. 

Gestion des activités et du personnel 

• Examiner le registre du personnel aux fins de traitement de la paie, en veillant à l’exactitude des renseignements et au respect de toutes les échéances concernant les taxes, les impôts et les cotisations aux régimes d’avantages sociaux. 
• Collaborer avec le service du Personnel, de la culture et de l’équité relativement à l’administration du registre du personnel et des avantages sociaux. 
• Superviser les rapprochements bancaires, les dépôts et les retraits, le remboursement des dépenses, les paiements par chèque, les paiements de factures en ligne, les virements de fonds et les paiements par carte de crédit. 
• Assurer la liaison avec les vérificateur·trice·s externes, les banques, les conseiller·ère·s financier·ière·s et les fournisseurs, selon les besoins. 

Contrôles internes et conformité 

• Instaurer et gérer les contrôles internes afin de protéger les actifs de l’organisation et de produire des rapports financiers exacts. 
• Veiller au respect des lois, des normes comptables et des règles en vigueur (principes comptables généralement reconnus, Normes comptables pour les organismes sans but lucratif, règles de l’Agence du revenu du Canada). 
• Tenir à jour les documents financiers et réglementaires en veillant au respect des procédures d’approbation et d’autorisation. 
• Repérer et gérer les risques financiers en veillant à la sécurisation et à la conservation d’une copie de sauvegarde des données ainsi qu’au maintien d’une couverture d’assurance adéquate. 

Préparation des vérifications et des taxes et impôts 

• Participer à la préparation des vérifications internes et externes, notamment en rassemblant les documents requis et en répondant aux demandes d’information. 
• Veiller à l’exécution des vérifications annuelles dans les temps et entretenir une communication en continu avec les vérificateur·trice·s externes. 
• Contribuer à la préparation des déclarations fiscales trimestrielles et annuelles en veillant au respect de toutes les lois fiscales. 
• Remplir les déclarations fiscales et veiller au versement des paiements dans le respect des échéances pour éviter les pénalités. 

Processus de fin de mois et de fin d’exercice 

• Participer aux processus de fin de mois et de fin d’exercice, notamment en ce qui a trait aux rapprochements de comptes et à la comptabilisation adéquate des opérations financières. 

Gestion du personnel  

• Superviser directement un employé,  le·a coordinateur·rice financier/le·a comptable des comptes fournisseurs.  
• Veiller à l'efficacité et au bon déroulement des opérations comptables.  
• Le travail est attribué et programmé en fonction des compétences, des points forts et de la capacité/charge de travail des membres de l'équipe. 
• Le retour d'information et le coaching sont assurés de manière continue et en temps opportun. 
• Il s'acquitte des tâches liées à la gestion du personnel, notamment en supervisant les performances des employés, les horaires et les présences, et en agissant en tant que premier point de contact pour les questions liées aux ressources humaines. 

Autres tâches en fonction des besoins